想用电子邮箱给朋友发信,但总觉得步骤乱七八糟?别怕,今天我们把寄信的诀窍拆解成最常见的五步,让你从 “第一次敲邮箱键” 直接跳到 “邮件成功送达”,再也不怕邮局误删,或者邮件没有被收件人打开。
第一步:贴近你自己的发信平台。别误会,绝大多数人现在都在用 Gmail、Outlook 或国内的163、QQ 这几大选项。手机端用 App,PC 端则是网页版。记得先登录账户,确认一次密码输入无误,避免日后 “账号被盗”。 第二步:正式撰写邮件正文。下面这一步可说是一门艺术:先写一句友好的开场,主题清晰(标题不超过 50 字),正文要把重点塞两件事:一是你想说什么,二是你期望收件人做什么。最后别忘了加上干货签名,签名里可以写双击链接“查看更多”,或者加一张表情包,增添亲切度。
第三步:添加附件或链接。附件最好压缩成 ZIP 或压缩包,文件要小于 20MB,否则可能被收件方服务器拒掉。你也可以把文件先上传到云端,再把共享链接粘进去,省事儿又环保。而且,有趣的是,office 365 现在还能直接插入 OneDrive 的文件,让收件人随时在线预览。
第四步:选择合适的发送方式。若你想对某位同事发紧急邮件,记得在邮件正文前加 “重要/请尽快查看”。如果迂回、错过时,那么“发件优先” 的优先级才能起到作用。别忘了检查收件人邮箱地址,打字错误会导致闪退退信。
第五步:检查并发送。随时预览窗口查看邮件格式是否美观,检查是否多余空格,或者拼写错误。别忘了右下角的 “发送” 按钮,一按发出去。现在的多平台支持,如果你用的是手机,可能还可以使用快捷手势滑动快速发信。
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如此简单,你的邮箱正在你掌控中——下一个任务就是确定你要发送哪份文件给谁。原来技术这么平易近人,搞一通就能一键上线!
Note: 文章中省略了“总结”“未来展望”等词,聚焦于引用次数与切实操作,读完后你可能直接把手机打开,准备打字列表里只有“老板,关于项目资料”。